Zásady zpracování osobních údajů

My, společnost Near Rezidence s.r.o., se sídlem Václavské náměstí 2132/47, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČO 232 16 484, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 423390 (dále jen „Společnost“), jako správce osobních údajů, Vás, tedy naše uživatele a zájemce o naše služby, kteří se prostřednictvím naší Společnosti rozhodli využít naše realitní služby, návštěvníky těchto webových stránek, obchodní partnery a případně i jejich zástupce či jiné kontaktní osoby (společně také „Vy“) tímto informujeme zejména o tom:

• jaké Vaše osobní údaje o Vás při naší činnosti zpracováváme;
• k jakým účelům a jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme;
• komu a proč Vaše osobní údaje předáváme;
• odkud jsme Vaše osobní údaje získali;
• jaká máte práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů.

Tyto zásady jsme vydali a uveřejnili v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“) za účelem splnění naší informační povinnosti správce Vašich osobních údajů dle článků 13 a 14 GDPR. Pokud k těmto zásadám budete mít jakékoli dotazy, neváhejte nás kontaktovat, například prostřednictvím e-mailové adresy gdpr@fidurock.com. Vaše osobní údaje mohou být předávány i ostatním společnostem skupiny Fidurock, do které naše Společnost náleží – více se můžete dozvědět na https://fidurock.com/.

1 Jaké kategorie Vašich osobních údajů zpracováváme

Abychom Vám mohli řádně poskytovat naše kompletní realitní služby a související služby, zpracováváme o Vás tyto kategorie osobních údajů, avšak vždy zpracováváme pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro konkrétní účel:

1.1 Základní osobní identifikační údaje

Tato kategorie zahrnuje především údaje, které jsou nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy mezi námi a Vámi.

• akademický titul
• jméno a příjmení
• datum a místo narození
• rodné číslo
• adresa trvalého pobytu a/nebo adresa bydliště
• IČO, DIČ
• funkce fyzické osoby jednající za právnickou osobu
• adresa sídla nebo místa podnikání
• fakturační adresa
• druh a čísla předložených identifikačních dokladů – pouze za účelem uzavření smlouvy
• identifikační údaje Vašeho zástupce nebo kontaktní osoby, kterou určíte
• podpis
• přihlašovací jméno a heslo – pouze pro komunikaci skrze portál Realpad

1.2 Kontaktní údaje

Tato kategorie zahrnuje údaje, které používáme pro komunikaci s Vámi o našich službách.

• kontaktní telefonní číslo
• kontaktní e-mailová adresa

1.3 Údaje o službách, finanční údaje a údaje o transakcích

Tato kategorie zahrnuje údaje související s Vaším využitím našich kompletních realitních služeb a souvisejících služeb.

• druh a specifikace poskytované služby
• údaje o využití poskytované služby

1.4 Údaje ukládané v souvislosti s provozováním webu

Tato kategorie zahrnuje údaje, k jejichž zpracovávání dochází v souvislosti s užíváním našich webových stránek:

• údaje o aktivitě na stránkách (cookies)
• IP adresa a další technické údaje o zařízení, ze kterého jsou stránky prohlíženy
• data získaná z analytických nástrojů (např. Google Ads nebo Google Analytics)

Více informací se dočtete v článku 8 těchto zásad zpracování osobních údajů.

1.5 Ostatní údaje objevující se v souvislosti s naší činností

V souvislosti s poskytováním našich služeb od Vás můžeme nahodile obdržet a zpracovávat další druhy osobních údajů, které souvisí se specifiky dané poskytované služby, avšak nelze je předem vymezit. V těchto konkrétních případech Vás budeme informovat individuálně v rozsahu stanoveném články 13 a 14 GDPR.

2 K jakým účelům a na jakém právním základě Vaše osobní údaje zpracováváme

Ke každému zpracování Vašich osobních údajů máme platný právní základ (titul) vyhovující požadavkům GDPR, který nás opravňuje Vaše osobní údaje zpracovávat. Osobní údaje vždy zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel, kterým může být:

2.1 Zpracování pro plnění našich zákonných a smluvních povinností

Pokud máte zájem o naše služby, je nutné nám poskytnout Vaše osobní údaje. Bez poskytnutí a zpracovávání osobních údajů k těmto účelům bychom Vám nemohli naše služby vůbec poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme mít Váš souhlas ani nemůžeme vyhovět Vaší žádosti o jejich smazání.

Jedná se zejména o tyto konkrétní účely zpracování:

• procesy spojené s Vaší identifikací a kontaktováním pro účely uzavření a plnění smluv (např. registrace na prohlídky nemovitostí, realitní poradenství při výběru nemovitosti, uzavření kupní smlouvy);
• uzavření kupní smlouvy nebo jiné smlouvy související s realitními službami, které Společnost poskytuje;
• plnění smlouvy uzavřené se Společností a vedení evidence;
• péče o zákazníky za účelem vyřešení žádostí/podnětů/stížností zákazníků;
• plnění našich zákonných účetních a daňových povinností;
• plnění našich povinností v trestněprávní oblasti, včetně např. těch vztahujících se k opatřením proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

Osobní údaje pro tyto výše uvedené účely zpracováváme pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění konkrétních povinností a po dobu stanovenou právními předpisy nebo nutnou ke splnění příslušné smluvní povinnosti.

2.2 Zpracování k ochraně našich oprávněných zájmů

Osobní údaje zpracováváme také, pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů. Vždy před zahájením daného zpracování pečlivě zvažujeme, jestli náš oprávněný zájem převažuje nad Vašimi právy a svobodami. K tomuto zpracování nepotřebujeme Váš souhlas, nicméně máte kdykoli možnost se na nás obrátit a podat proti zpracování Vašich osobních údajů námitku.

Jedná se zejména o tyto konkrétní účely zpracování:

• přímý marketing, tj. zasílání informací (obchodních sdělení) našim stávajícím zákazníkům v souvislosti s nabídkou našich služeb;
• předávání Vašich osobních údajů pro vnitřní administrativní účely v rámci naší skupiny společností FIDUROCK;
• sběr základních síťových identifikátorů návštěvníků webových stránek pro účely technické správy našich webových stránek a diagnostiky technických poruch webových stránek;
• vymáhání našich oprávněných nároků vůči našim dlužníkům a všechny s tím související právní a jiné úkony;
• v odůvodněných případech zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby našich práv.

2.3 Zpracovávání prováděné s Vaším souhlasem

Některá zpracování Vašich osobních údajů můžeme provádět pouze s Vaším souhlasem. Zpracování těchto údajů nám pomáhá poskytovat Vám lepší služby, avšak bez Vašeho souhlasu jej provádět nebudeme. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat – například dopisem zaslaným na adresu našeho sídla nebo i e-mailem na adresu gdpr@fidurock.com.

S Vaším souhlasem zpracováváme údaje zejména pro následující účely:

• údaje získané marketingovou činností: e-mailová obchodní sdělení zasílaná na základě výslovného souhlasu zákazníků;
• zpracovávání cookies z našich webových stránek – v případě, že máte ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies a vyslovíte s jejich používáním na našich webových stránkách souhlas.

3 Jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme vždy pouze po nezbytně nutnou dobu, tedy:

• pokud Vám poskytujeme služby, pak zpracováváme v databázi zákazníků Vaše základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z Vaší komunikace s námi po celou dobu existence smluvního vztahu a též po dobu uplynutí promlčecí lhůty, tj. zpravidla po dobu 3 let + 1 rok ode dne ukončení příslušného právního vztahu, tedy 4 roky od ukončení takového právního vztahu;
• v případě, že jste s námi jednali o uzavření smlouvy, avšak k uzavření nakonec nedošlo, pak zpracováváme Vaše osobní údaje ještě 3 roky od ukončení jednání s Vámi;
• osobní údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu (zejména pro marketingové účely) uchováváme po dobu 3 let nebo do odvolání takového souhlasu;
• Vaše osobní údaje vztahující se k Vaším případným neuhrazeným pohledávkám zpracováváme, dokud náš oprávněný nárok nezanikne nebo se nepromlčí;
• osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služeb, resp. pro splnění všech povinností, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi Společností a Vámi jako zákazníkem či z obecně závazných právních předpisů;
• Vaše identifikační údaje z průkazu totožnosti zpracováváme v souladu s ust. § 16 zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů, po dobu 10 let ode dne ukončení obchodního vztahu s Vámi.

4 Komu Vaše osobní údaje předáváme

Při plnění našich smluvních i zákonných povinností, při ochraně našich oprávněných zájmů i při další činnosti související se zpracováním Vašich údajů pravidelně využíváme odborných služeb jiných osob – našich dodavatelů.

Tyto třetí osoby jsou především v postavení zpracovatelů Vašich osobních údajů – výjimečně jsme společní správci. Na zpracování Vašich údajů se, dle okolností, mohou podílet osoby z následujících kategorií zpracovatelů:

• dceřiné a jinak propojené společnosti se společností a mateřskou skupinou FIDUROCK;
• poskytovatelé právních, realitních a jiných služeb;
• orgány státního dozoru;
• nezávislí externí poradci vázaní mlčenlivostí;
• poskytovatelé realitního softwaru a provázaných služeb, např. Realpad;
• marketingové a analytické společnosti např. pro zasílání obchodních sdělení;
• dodavatelé poskytující nám účetní a daňové služby;
• dodavatelé a správci IT systémů a IT služeb.

Těmto zpracovatelům předáváme pro výše uvedené účely v nezbytném rozsahu Vaše osobní údaje. Zpracovatelé nejsou oprávněni použít osobní údaje pro své vlastní účely nebo v rozporu s našimi pokyny.

5 Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečeny

Společnost je povinna technicky a organizačně zabezpečit ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.

6 Odkud jsme Vaše osobní údaje získali

Většina osobních údajů, které zpracováváme, pochází přímo od Vás – tedy od subjektů osobních údajů ve smyslu GDPR.

V některých případech Vaše osobní údaje pro účely zpracování získáváme také z veřejně dostupných zdrojů nebo si je v těchto zdrojích ověřujeme, jedná se zejména o tyto veřejné zdroje:

• veřejné rejstříky a sbírky listin;
• insolvenční rejstřík;
• živnostenský rejstřík;
• katastr nemovitostí;
• evidence a seznam listin o manželském majetkovém režimu a rejstřík zástav;
• centrální evidence exekucí;
• registr plátců DPH.

7 Zvláštní postupy při zpracování Vašich osobních údajů

Při zpracování Vašich údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, profilování ani použití další neobvyklé technologie.

8 Cookies

Tento web používá soubory cookies, aby zlepšil vaše uživatelské prostředí, analyzoval návštěvnost webových stránek a personalizoval obsah a reklamy.

Používáme čtyři typy cookies:

• nezbytné cookies, které jsou nezbytné pro správné fungování webu a nelze je vypnout;
• funkční cookies, které umožňují poskytovat vylepšené funkce a personalizaci na základě vašich preferencí;
• analytické cookies, které nám pomáhají sledovat a analyzovat chování uživatelů anonymně za účelem optimalizace webu;
• marketingové cookies, které slouží k zobrazování reklam odpovídajících vašim zájmům.

Při první návštěvě se vám zobrazí upozornění na používání cookies (tzv. cookies lišta), kde si můžete vybrat, které kategorie chcete povolit.

9 Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů Vám přísluší řada práv. Své žádosti v tomto ohledu můžete zasílat například na adresu našeho sídla nebo elektronicky na e-mailovou adresu gdpr@fidurock.com.

9.1 Právo na přístup k Vašim osobním údajům

Dle článku 15 GDPR máte právo na přístup k osobním údajům, tedy oprávnění:

• získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje;
• získat od nás informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, plánované době uložení, a další;
• získat od nás bezplatně jednu kopii Vašich osobních údajů.

9.2 Právo na opravu nepřesných či neúplných údajů

Dle článku 16 GDPR máte právo na opravu nepřesných osobních údajů a na doplnění neúplných osobních údajů.

9.3 Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Dle článku 17 GDPR máte právo nás požádat o výmaz Vašich osobních údajů.

9.4 Právo na omezení zpracování

Dle článku 18 GDPR máte právo, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů.

9.5 Právo na informaci o příjemcích osobních údajů

Dle článku 19 GDPR máme povinnost oznámit opravy, výmaz nebo omezení zpracování všem příjemcům Vašich osobních údajů.

9.6 Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle článku 20 GDPR máte právo vyžádat si od nás Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

9.7 Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle článku 21 GDPR máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které je prováděno na základě našeho oprávněného zájmu.

9.8 Právo nebýt subjektem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování

Dle článku 22 GDPR máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování.

9.9 Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Pokud se budete domnívat, že zpracováním Vašich údajů z naší strany bylo porušeno GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

9.10 Právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat

Máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat, je-li zpracování osobních údajů založeno právě na něm.